一筆追加，要回頭改幾份表？ 如果發包表、請款表和業主對帳單是各自獨立、沒有連結的檔案，報價一改就要各改一次。如果你每天都在確認哪份數字才是最新的，下一個案子就值得換個方式管。
Excel 本身沒有問題。案子少、追加不多、帳由同一個人整理的時候，它自由、好改，你也已經熟悉它。問題出在案子一多：報價在表格裡、追加在 LINE 裡、工班請款在對話紀錄裡、收據在手機相簿裡，每次要看一個案子的狀態，都得重新拼一次。
Excel 會變累，不一定是公式問題
公式可以寫，欄位可以加。真正累的是每一筆資料都要靠人放回正確的位置：工班傳請款單來，要回頭看發包金額、前面付過多少、這次有沒有追加；業主問付款進度，要另外做一份不能露出成本的版本；現場買的材料，收據拍了還要記得補進正確的案場。
這些事單獨看都不難，但案子一多就會一再重複。Excel 處理得了，只是表和表之間要自己設公式或連結、自己維護。
四個情境：同一件事，Excel 和衡序差在哪
如果想先釐清整理原則，可以看〈一案一帳是什麼？〉；如果想直接比較產品型做法，可以看〈室內設計記帳系統〉。
| 工作情境 | Excel 各表分開存檔時要做的事 | 在衡序怎麼處理 |
|---|---|---|
| 業主追加工程 | 改報價表、另存新版，再回頭改發包表和請款表 | 開一張追加報價掛在同一個案場，原報價不動，核定合計跟著更新 |
| 工班送來請款 | 翻發包表、付款紀錄和 LINE，確認前面付過多少 | 發包金額記在對應工項，付款分期標已付，直接看出還差多少 |
| 業主要對帳 | 複製一份內部表格，再一欄一欄刪掉成本和毛利 | 從同一個案場的資料產生業主對帳單，內部成本不會放上去 |
| 助理接手（限 STUDIO 方案） | 檔案可以共用編輯；但追加、發包、請款分在不同檔案時，接手的人要自己對照各檔，再回 LINE 找前因後果 | 管理者和夥伴在同一個工作室看同一份案場紀錄（STUDIO 方案含 3 席） |
差別不在誰比較會算，而在資料一開始有沒有放在同一個案子裡。換過來之後少掉的，是「改一個地方，再去改另外三個地方」這段反覆整理的工作。
什麼時候值得換系統？5 個訊號
只跑一兩個案子、追加少、工班請款單純，Excel 繼續用就好。如果下面這些情況你常遇到，可以考慮從下一個新案開始換：
- 工班請款前，要翻好幾份資料才確定付過多少
- 業主問付款進度，你要重新做一份表
- 追加常常只存在 LINE 裡
- 同一個案場有好幾個 Excel 版本，不確定哪份是最新的
- 收據拍了很多，但不確定有沒有補進帳
從下一個新案開始：3 個步驟
不建議一次把所有 Excel 搬過來。舊案照原本的方式做完，下一個新案從衡序開始。一個案子完整用起來，再決定要不要擴大到其他案子。
- 建立案場：先填案場名稱和月份，其他資料之後再補；業主、地址可以之後在編輯案場的「案場備註」補上。
- 輸入第一份報價，核對項目和金額：跟你原本在 Excel 算出來的對一次，確認數字一樣。
- 之後這個案子的事都記在衡序：追加、支出、工班請款和業主收款持續記在這裡，不再同時維護一份 Excel。
舊資料能匯進來嗎？
可以匯入一部分。衡序可以從 CSV 或 Excel 檔匯入帳目（收入、支出），匯入時可以順便建立案場。報價、追加、發包目前沒有匯入功能，要在衡序裡手動建立。所以沒有一鍵搬家，比較實際的做法還是從新案開始；舊案需要的話，再把帳目匯進來對照。
衡序 OS 想整理的是這段時間
衡序 OS 把室內設計案場裡分散的報價、追加、支出、工班請款、業主收款和毛利，放回同一個案子。除了工具費，也要算進每天花在整理資料上的時間。
如果你也常在找哪份才是最新版，可以在衡序開下一個新案試一次。免費方案可以操作 3 個案場；想先看操作畫面，登入頁有「先看示範，不用註冊」。